Obligaciones Contables y Fiscales de los Autónomos

Si eres autónomo en España o estás considerando emprender por tu cuenta, es fundamental que conozcas las obligaciones contables y fiscales que debes cumplir. No solo para operar legalmente, sino también para evitar sanciones que puedan poner en riesgo tu negocio. En este post, te desglosaremos de manera clara y precisa todo lo que necesitas saber para llevar tu contabilidad al día y cumplir con tus responsabilidades fiscales. 

Al final del post tienes un vídeo donde se explican también todas las obligaciones que tienen los autónomos en materia fiscal y contable.

Obligaciones contables de los autónomos

1. Libro de Ingresos y Gastos: Este libro es el pilar de tu contabilidad. Aquí registrarás todos los ingresos y gastos relacionados con tu actividad económica. Es vital para tener una visión clara de la rentabilidad de tu negocio y para cumplir con las obligaciones fiscales. Cada ingreso y cada gasto debe estar debidamente documentado con facturas y justificantes.

2. Libro de Bienes de Inversión: En este registro se anotan todos los activos que has adquirido y que serán utilizados en tu negocio durante varios años. Estos bienes, como maquinaria, vehículos o equipos informáticos, se deprecian con el tiempo, y es crucial llevar un registro adecuado para reflejar esta depreciación en tu contabilidad.

3. Libro de Provisiones y Suplidos: Este libro es especialmente relevante para aquellos autónomos que se dedican a actividades profesionales, como abogados o arquitectos. Aquí se registran los gastos que realizas en nombre de tus clientes y que luego les repercutes. Es un aspecto importante para quienes manejan provisiones de fondos o realizan pagos en nombre de sus clientes.
4. Libro de Facturas Emitidas y Recibidas: Fundamental para llevar un control del IVA. En este libro debes registrar todas las facturas que emites y recibes en el desarrollo de tu actividad. Este registro te ayudará a calcular y liquidar correctamente el IVA que debes pagar o que puedes deducir.

Además, no olvides que tienes la obligación de conservar toda la documentación contable, como facturas y justificantes, durante un mínimo de cuatro años. Esto incluye tanto documentos físicos como digitales. Este requisito es esencial en caso de una inspección de Hacienda, ya que podrías necesitar presentar estos documentos para justificar tu contabilidad.

Obligaciones fiscales de los autónomos

Además de las obligaciones contables, como autónomo en España, debes cumplir con una serie de obligaciones fiscales de manera periódica. A continuación, te detallamos las más importantes:

1. Alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores en la Agencia Tributaria: Para inscribirte en mencionado censo, deberás usar los modelos 036 y 037.

2. Alta en la Seguridad Social: Antes de comenzar tu actividad, debes darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Esto implica el pago de cuotas mensuales que pueden variar según tu situación. También debes asegurarte de darte de alta en la Seguridad Social para evitar problemas futuros.

3. Declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF):

      – Pagos fraccionados: Debes realizar pagos trimestrales a cuenta del IRPF mediante el modelo 130 (para aquellos en estimación directa) o el modelo 131 (para estimación objetiva). Estos pagos se basan en los ingresos que has generado durante el trimestre y te permiten ir adelantando parte de lo que deberás pagar al final del año.

      – Declaración anual de la renta: Al final del año, debes presentar el modelo 100, donde se incluyen todos los ingresos obtenidos por tu actividad económica, junto con otros ingresos personales que puedas tener. Es una declaración obligatoria para todos los autónomos.

4. Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): Aunque la mayoría de los autónomos están exentos de pagar este impuesto, es obligatorio darse de alta en el IAE para poder ejercer tu actividad. Este impuesto solo se paga si tu beneficio neto supera el millón de euros anuales. Sin embargo, el alta en el IAE es un trámite que no debes olvidar, ya que es necesario para poder operar legalmente.

5. Declaración de Operaciones con Terceros: Si durante el año has realizado operaciones con otros empresarios o profesionales que superen los 3.005,06 euros anuales, deberás presentar el modelo 347 informando de estas operaciones a la Agencia Tributaria. Este modelo es esencial para el control de las operaciones entre empresas y profesionales, y su omisión puede llevar a sanciones.

Ejemplo de liquidación del modelo 347

Para ilustrar cómo funciona la liquidación del modelo 347, supongamos el caso de Juan Pérez, un autónomo que durante el año 2023 ha tenido las siguientes operaciones con terceros:

– Proveedor A: Compras de 4.000 euros (sin IVA).

– Proveedor B: Compras de 2.500 euros (sin IVA).

– Cliente C: Ventas de 6.000 euros (sin IVA).

– Cliente D: Ventas de 2.800 euros (sin IVA).

Paso 1: Determinar las operaciones que superan los 3.005,06 Euros

Para cada cliente o proveedor, debes sumar las operaciones realizadas durante el año y verificar si superan el umbral de 3.005,06 euros.

– Proveedor A: Compras de 4.000 euros (supera el umbral).

– Proveedor B: Compras de 2.500 euros (no supera el umbral, por lo tanto, no se declara).

– Cliente C: Ventas de 6.000 euros (supera el umbral).

– Cliente D: Ventas de 2.800 euros (no supera el umbral, por lo tanto, no se declara).

Paso 2: Detallar la Información en el Modelo 347 

En el modelo 347, debes detallar la información de las operaciones que superan los 3.005,06 euros. La información relevante incluye:

– NIF del cliente o proveedor.

– Nombre o razón social del cliente o proveedor.

– Importe total de las operaciones del año.

– Tipo de operación (venta o compra).

Operaciones intracomunitarias

Si realizas operaciones con otros países de la Unión Europea, es fundamental que conozcas el tratamiento fiscal especial que se aplica a las operaciones intracomunitarias. Tanto en compras como en ventas, deberás auto-liquidar el IVA en tu país, asegurándote de cumplir con todas las normativas vigentes.

Ejemplo de compra intracomunitaria:

Imagina que una empresa en España, que fabrica muebles, compra madera de una empresa en Alemania. Como ambas empresas están dentro de la UE, esta transacción es una compra intracomunitaria. La empresa española no paga el IVA alemán, pero debe auto-liquidar el IVA en España (es decir, calcular cuánto IVA debería haber pagado si hubiera comprado el bien en España y declararlo en su país).

Ejemplo de venta intracomunitaria:

Ahora supongamos que una empresa de software en Francia vende un programa a una empresa en Italia. Como ambas empresas están en la UE, esta venta es una operación intracomunitaria. La empresa francesa no cobra IVA en la venta (siempre que la empresa italiana tenga un número de IVA válido), y la empresa italiana será la responsable de declarar el IVA en Italia, auto-liquidándolo en su país.

Retenciones a trabajadores y/o profesionales

Por último, si tienes empleados o subcontratas servicios a profesionales (abogados, gestores…), estás obligado a practicar retenciones en los pagos que realices y liquidarlas a través del modelo 111 (retenciones de IRPF) y el modelo 190 (resumen anual de retenciones).

Sanciones por incumplimiento de obligaciones fiscales y contables

El incumplimiento de las obligaciones contables y fiscales puede tener consecuencias graves para un autónomo. Las sanciones pueden ir desde multas económicas hasta la imposibilidad de acceder a ayudas o subvenciones públicas. Por ello, es fundamental estar al día con todas las obligaciones para evitar problemas mayores.

Conclusión

Para finalizar, es esencial recordar que cumplir con las obligaciones fiscales y contables es crucial para asegurar la estabilidad y éxito de tu negocio como autónomo. Mantener una correcta gestión de tu fiscalidad y contabilidad no solo te ayudará a evitar sanciones, sino que también te permitirá enfocarte en el crecimiento de tu proyecto.

Si tienes alguna duda o necesitas asistencia para cumplir con tus obligaciones fiscales, contables y laborales, no dudes en contactar con nosotros. Estamos aquí para ayudarte con tu negocio, asegurando que todo esté en orden y cumpliendo con la normativa vigente, para que te centres en el crecimiento de tu negocio ¡Contáctanos hoy mismo y descubre cómo podemos apoyarte!