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Qué es el Verifactu

Qué es la factura electrónica: cambio en la fecha de implantación de la facturación electrónica

Qué es la factura electrónica: cambio en la fecha de implantación de la facturación electrónica

Qué es el Verifactu

Con la normativa Verifactu establecida para entrar en vigor el 1 de julio de 2025, plazo que ahora parece que alargará hasta enero del 2026, el cambio a la facturación electrónica será un reto para muchos. En este artículo, te explicaré en detalle qué es la factura electrónica, cómo funciona, sus ventajas, y cómo afecta a los distintos sectores. También compartiré algunas reflexiones personales sobre cómo este cambio impacta en los negocios más tradicionales y en las dificultades que tienen algunos de mis clientes para adaptarse a las nuevas tecnologías.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que tiene el mismo valor legal que una factura tradicional en papel. La diferencia es que esta se genera, emite y almacena en un formato electrónico, eliminando el uso de papel y permitiendo una gestión más eficiente y ecológica. Para que sea válida, debe cumplir con ciertos requisitos técnicos y legales, incluyendo el uso de una firma electrónica y un formato estructurado que permita su trazabilidad.

Todavía a día de hoy recibo algunas facturas en formato físico en mi despacho, ¡incluso en papel calco!, algo que me recuerda a épocas pasadas en las que la digitalización era casi ciencia ficción. Aunque para muchos esta forma de trabajar parezca cosa del pasado, en los negocios familiares y pequeños sigue siendo común, y cambiar a facturación electrónica les puede resultar algo complicado. Personalmente, entiendo el apego que muchos clientes sienten hacia sus métodos tradicionales, pero estoy convencido de que, con el tiempo, verán el valor añadido de esta tecnología.

Ventajas de la factura electrónica para empresas y autónomos

El uso de la factura electrónica ofrece múltiples beneficios para empresas y profesionales autónomos. Algunos de los más destacados son:

  1. Ahorro de tiempo y recursos: La eliminación del papel reduce costos y agiliza el proceso de facturación.
  2. Eficiencia en la gestión de datos: El registro electrónico minimiza los errores humanos, facilitando la organización y el acceso a la información.
  3. Cumplimiento normativo: Facilita el seguimiento de la normativa vigente, evitando posibles sanciones y problemas legales.
  4. Seguridad y autenticidad: La firma electrónica asegura la autenticidad del documento, protegiéndolo de alteraciones y fraudes.

Cuando pienso en el ahorro de tiempo, me viene a la mente el caso de uno de mis clientes que lleva un negocio pequeño y suele tener que rebuscar entre montones de papeles para encontrar alguna factura pasada. Le he sugerido empezar con la factura electrónica, pero la reticencia a abandonar el papel es fuerte. Sin embargo, estoy seguro de que una vez que experimente la facilidad de búsqueda y organización de documentos digitales, no querrá volver atrás. ¡Es como pasar de una bicicleta a un coche en términos de eficiencia!

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es una normativa que regula los sistemas de facturación electrónica para mejorar la transparencia y la trazabilidad de las facturas. Desde la fecha de implementación en 2026, todas las empresas y autónomos deberán contar con sistemas de facturación que cumplan con estos requisitos.

No dejes que la falta de cumplimiento impacte en la operatividad de tu empresa. En Juridicca, entendemos los retos legales y administrativos que trae esta transición y podemos ayudarte a garantizar que tu negocio se mantenga en regla y sin sanciones. Contáctanos hoy y asegura el cumplimiento sin complicaciones.

¿Qué es el Verifactu?

Impacto de Verifacto en empresas y autónomos

La entrada en vigor de Verifactu representa un cambio importante, especialmente para aquellos negocios que aún no han digitalizado sus procesos de facturación. Adaptarse a estos sistemas será esencial para evitar sanciones y para mejorar la organización de los procesos fiscales.

Este cambio no será sencillo para muchos de mis clientes, sobre todo los que tienen una relación complicada con la tecnología. Me he encontrado con empresarios que incluso dudan de la seguridad de la factura electrónica porque piensan que, al no ser papel físico, es menos segura. Sin embargo, con una buena asesoría, estos temores pueden disiparse, ya que la factura electrónica, gracias a la firma digital, ofrece garantías de seguridad superiores a las del papel.

¿Qué empresas y autónomos están obligados a usar la factura electrónica?

La normativa establece que todas las empresas y autónomos que emitan facturas estarán obligados a emitirlas en formato electrónico. Esto abarca tanto a negocios que facturan a otras empresas como a aquellos que lo hacen directamente a clientes finales. Con la normativa Verifactu, la facturación electrónica será una obligación para todos los sectores, independientemente del tamaño del negocio o su volumen de ingresos.

En la actualidad, el uso de la factura electrónica es obligatorio en transacciones con la administración pública, pero esta obligación se ampliará a todo tipo de transacciones comerciales a partir de 2026. Esto implica que negocios familiares y pequeños comercios también tendrán que adaptarse a las nuevas herramientas de facturación electrónica.

Excepciones en la obligatoriedad de la facturación electrónica

Aunque la normativa es amplia, es posible que existan excepciones para determinados sectores o periodos de adaptación para pequeñas empresas y profesionales autónomos que tengan dificultades para adaptarse rápidamente a las nuevas tecnologías.

Pienso en uno de mis clientes, dueño de una pequeña tienda de barrio, que me comentó su temor de que la tecnología termine complicando su trabajo en lugar de facilitarlo. Le tranquilicé diciéndole que existen programas de facturación sencillos y que, si bien al principio puede parecer un cambio radical, con el tiempo verá cómo le facilita el día a día. Sin embargo, entiendo que, para negocios como el suyo, donde el tiempo es limitado, la adaptación a esta normativa será un desafío.

Herramientas para implementar la factura electrónica en tu negocio

Existen diversas herramientas en el mercado que ayudan a empresas y autónomos a implementar la factura electrónica. Estas herramientas cumplen con los requisitos establecidos por Verifactu y ofrecen soluciones para simplificar el proceso de facturación. Algunas herramientas son las siguientes: Factusol, Sage, Billin y Holded.

Cada una de estas herramientas permite emitir, gestionar y almacenar facturas electrónicas cumpliendo con los requisitos legales. Elegir la herramienta adecuada y familiarizarse con ella será crucial para una transición exitosa.

A menudo, recomiendo a mis clientes probar varias herramientas hasta encontrar la que mejor se adapte a su flujo de trabajo. En algunas ocasiones, me sorprende cómo, después de vencer la resistencia inicial, descubren que el software facilita su día a día. Recuerdo a una clienta que pensaba que nunca podría adaptarse, pero una vez que vio la facilidad con la que podía acceder a sus facturas pasadas, dejó de lado los miedos y no volvió a tocar el archivador. Para un cliente que está acostumbrado a facturar en papel, pasarse a utilizar un software de facturación ya es un paso muy importante, que, sin duda, le ayudará a pasar con menos problemas a la factura electrónica.

Consejos para adaptarse a la factura electrónica

Si estás en el proceso de implementar la facturación electrónica, aquí van algunos consejos que pueden ayudarte:

Investigar y seleccionar una herramienta adecuada: Cada negocio es diferente, así que busca un software que se ajuste a tus necesidades.

Capacitación del personal: Es importante que las personas involucradas en el proceso de facturación estén familiarizadas con el funcionamiento de la herramienta elegida.

Solicitar asesoría profesional: Contar con el apoyo de un gestor o asesor especializado puede hacer que la transición sea más sencilla y eficiente.

En mi experiencia, los negocios que optan por capacitar a su personal y contar con un soporte externo para resolver dudas avanzan mucho más rápido en la implementación de la facturación electrónica. Es una inversión que, a la larga, se traduce en tranquilidad y en un sistema de trabajo más organizado.

La factura electrónica, un paso hacia la eficiencia y el cumplimiento fiscal

Aunque la normativa Verifactu que entrará en vigor en 2026 impone un reto importante para aquellos negocios que aún operan de manera tradicional, el proceso de adaptación puede ser una oportunidad para mejorar la eficiencia y asegurar el cumplimiento normativo.

Desde mi rol como asesor y gestor, he visto cómo la digitalización puede transformar la manera en que los negocios manejan sus finanzas, pero también soy consciente de los temores y desafíos que muchos de mis clientes enfrentan. En un mundo cada vez más digital, mi compromiso es acompañar a cada cliente en este proceso, asegurándome de que la transición a la facturación electrónica sea lo más fluida posible. Es cierto que ahora la Agencia Tributaria “nos tendrá más controlados”, pero no es menos cierto que una vez adaptados al uso de la facturación electrónica, la eficiencia en la gestión de los negocios será mucho más elevada, especialmente en empresa de cierto tamaño que tienen un alto volumen de facturación. Aunque parezca mentira, hay empresas que facturan más de seis cifras y usan una plantilla de Excel para hacer sus facturas. Yo conozco más de una empresa así, y posiblemente tú también.

¿Te preocupa la adaptación a la factura electrónica y cómo afectará a tu negocio? En Juridicca entendemos que la transición a los sistemas digitales puede ser compleja, especialmente para aquellos negocios que aún dependen de métodos tradicionales. Nuestro equipo de expertos en gestión y asesoría fiscal está aquí para ayudarte a cumplir con las normativas y optimizar tus procesos de facturación, sin complicaciones ni sanciones.

¡No dejes que la digitalización te pille desprevenido! Contacta con Juridicca hoy mismo y asegura una transición sencilla y efectiva hacia la facturación electrónica.